La facturation des achats et
des ventes
A
/ - La commande :
La
commande est l’engagement de l’acheteur, elle peut être faite :
- Par téléphone
- Par l’intermédiaire d’un représentant
- Par lettre
- Par télex
- Par bon de commande
- Par bulletin de commande (par le
représentant)
1
/ Le bon de commande :
c’est un
document établit (et écrit) et signé par le client ou l’acheteur et adressé au
fournisseur.
- Entête : Raison sociale et adresse du client.
- Zone de référence (3) : Nom et adresse du
fournisseur.
- Date et lieu et mode de paiement.
- Date et n° du bon de commande.
- Corps du document c’est le tableau : Réf de la M /se, désignation en claire,
unité de vente (Pièce, mètre, cara (l’or)), Quantité, et prix unitaire.
2
/ Bulletin de commande :
Il comporte les mêmes renseignements que le bon de
commande, mais il est imprimé par le fournisseur, il est à entête du frs. On le
rencontre dans :
- La vente par correspondance.
- La vente par représentant.
3
/ Principes :
La commande peut se faire :
-
Oralement ;
verbalement ; par téléphone.
-
Par
écrit : Courrier, bon de commande, bulletin de commande.
-
Par
moyen téléphonique ; télécopie ; télex ; minitel ;
internet.
4 / Avantages et inconvénient :
Commandes
Verbale :
Avantages : Réponse
immédiate sur la disponibilité des articles désirés.
Inconvénient : Déplacement ou coût d’une communication
téléphonique. Par téléphone il y a un risque d’une mauvaise compréhension.
Commandes Ecrite :
Avantages : Laisse une trace : mode de preuve en législation Commerciale et
juridique.
Inconvénient : Rédactions parfois longues. Nécessite d’une attente
pour la réponse.
Coût
élevé.
B/
La livraison et la réception :
Que doit faire le frs à la réception d’une commande ?
La réponse à cette question apparaîtra dans les
détails qui vont suivre.
1
- La livraison :
La livraison peut être totale si le frs dispose de
chaque élément commandé et en qualité suffisante. Elle peut être partielle soit
par la variété des M/ses soit par la quantité.
La livraison de M/se peut être faites :
-
Par
les soins du frs
-
Par
un transporteur (public ou privé)
1-1- Le frs se charge de la
livraison :
Il rédige deux documents :
-
Bon
de livraison
-
Bon
de réception
Tous les documents comportent les mêmes
renseignements :
-
Désignation
des M/ses
-
Référence
-
Qualité
-
Quantité
-
Le poids
1-2- Le transport est assuré par un
tiers (transporteur privé ou public)
Le transporteur établira :
-
Un
bon de transport qui sera visé (signé) par le clt à la réception de la livraison.
-
Une
facture soit au nom du frs, si le transport est à la charge de celui-ci soit au
nom du destinataire, si le transport est dû par le clt.
2-
La réception :
2-1-Bon
de livraison :
Il est remis au clt en même temps que les M/ses et
permet le contrôle :
-
Des
M/ses réellement livrées
-
De
la concordance du document avec la commande de passée.
-
Il
sera placé avec le bon de commande.
2-2-
Bon de réception :
Il est remis au clt pour signature. En cas de
désaccord, le clt a le droit d’y noté des réserves afin de sauvegarder ses
droits, en cas d’avarie ou de manque les réserves doivent être motivées (justifiés)
et confirmées par écrit, par lettre recommandée avec accusé de réception dans
les 3 jours ouvrables qui suivent la réception.
Une fois la vérification effectuée
et les mentions nécessaires portant sur le bon de réception, ce dernier est
retourné chez le frs.
C-
La facture :
- Définition :
La facture est un document établit par le frs et
adressé au clt afin de constater par écrit les conditions de vente et d’achat
des produits et des services vendus. La facture constate les détails des prix
des articles livrés, les réductions accordées et le net à payer.
Pour le clt, il vérifie la concordance de la facture
avec le bon de commande, bon de livraison.
Pour le frs, c’est à partir de la fiche client et le
bon de réception signé qu’il établit la facture.
1-
Schéma du circuit des documents
- Obligation
de la délivrance d’une facture :
Le
vendeur est tenu de livrer la facture dés que la vente ou la prestation de
service est devenue définitive et même si le clt ne la réclame pas.
La
facture doit être établit en moins en doubles exemplaires, l’original étant
destiné à l’acheteur et le double au vendeur.
- Conservation des factures :
L’acheteur
doit conserver les originaux des factures reçus de ses frs, le vendeur doit
conserver les doubles des factures délivrées au clt. Ce documents doit être
conservé dans l’E/se pendant 10 ans.
Les copies des factures peuvent être archivées sur un
micro film ou bande magnétique à condition que toute facilité notamment
appareil de lecture soit mise à la disposition des agents de l’administration
pour leur permettre de consulter ces documents, et s’il y a lieu d’en prendre
copie.
2- Les différentes formes
de la facture :
· Facture proforma : c’est une facture pour la forme, c'est-à-dire
provisoire c’est une facture simulée (normale) qui est établit avant la
commande, en particulier comme justificatif d’une demande de crédit.
A ne confondre avec le devis qui est une demande de
prix sans engagement appliqué au métier du bâtiment et frs d’équipement. Plus
simplement le devis est un état estimatif du coût de construction d’un
immeuble, des travaux immobiliers.
· Facture d’avoir : La facture d’avoir où note de crédit est une facture
envoyée par le frs à son clt qui constate une diminution de dette.
· Mémoire : c’est une facture d’un entrepreneur (menuisier,
peintre, vitrier,…) qui indique l’état détaillé des travaux effectués et leurs
prix, elle mentionne aussi le prix des matériaux utilisés et leurs
quantités : Facture d’un avocat, d’un architecte, d’un notaire
(profession, libérale).
· Abonnement : Gaz,
Electricité,………
· Facture consulaire : elle
est visée par le consul du pays destinataire pour garantir l’origine et la
valeur de la M /se.
3-Les
mentions obligatoires à faire figurer sur la facture selon la réglementation
économique et fiscale.
- Date de la facture et n° d’ordre :
l’obligation d’indiquer la date des factures résulte de la nécessité de les
conserver en liasse (par ordre de date)
-Indication relatives au vendeur :
- Nom ou raison sociale
- Adresse
- Forme juridique et montant du capital social
- N° d’immatriculation au registre de commerce
-Indications relatives à l’acheteur :
- Nom ou raison
sociale
- Adresse
- Indications relatives au
produit ou au service :
- Dénomination précise des produits ou services
rendus.
- Qtité, prix unitaire H.T
- toute réduction de prix acquise à la date de la
vente ou de la prestation de service est directement liée à cette opération de
vente ou de prestation de service à l’exclusion des escomptes non prévus dans
la facture.
- Date de la vente pour prestation de service.
- Indications relatives à la T.V .A :
- Prix unitaire net hors taxe par produit
- Montant global H.T
- Montant global de la T.V .A
- Taux de T.V.A par produit ou service
- Indications relatives au
paiement :
- Date de règlement (elle est exprimée en jour, en
mois, ou en année)
- La mention comptant n’est admise que pour les
factures réglées le jour même de l’exécution du contrat
- En cas de paiement
fractionné, la date de règlement à indiquer est celle à laquelle doit
intervenir le dernier paiement.
- Les réductions sur le prix :
- Réductions commerciales, Rabais, Remise,
Ristourne
*Rabais :
Réduction accordée si la qualité ne correspond pas à ce qui avait été commandé
(détérioration des M/ses, non-conformité à l’échantillon, retard de livraison)
ces réductions se calculent sur le prix H.T.
*Remise :
Réduction accordée selon la qualité du client ou si la quantité commandée est
importante.
*Ristourne : Réduction accordée à un
client en fin de période sur le chiffre d’affaire réalisé avec lui pour
récompenser sa fidélité.
- Réduction financière :
L’escompte de
règlement :
C’est une réduction financière accordée par le frs à
son clt car, ce dernier a fait un règlement anticipé au comptant.
N.B : Les réductions commerciales ne sont jamais comptabilisées si elles
figurent sur la facture d’origine. Elles ne peuvent être comptabilisées que si
elle figurent sur la facture d’avoir.
La facture d’avoir où note de crédit est une facture
envoyée par le frs à son clt qui constate une diminution de dette.
- Le relevé de facture :
C’est un état récapitulatif adressé à un clt et
rappelant la date et le montant des factures adressées pendant une période
déterminée (un mois généralement) avec le montant total de la somme due pour la
période après déduction des avoirs s’il en existent : on l’appel aussi
relevé de facture.
Le relevé de facture s’établit ordinairement à la fin
de chaque mois, il est indispensable pour établir l’accord entre clt et frs au
sujet de l’importante de la somme à payer à la prochaine échéance et éviter
ainsi des impayés.
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