Le fonction administrative
I- Le rôle de la fonction administrative
:
FAYOL a distingué, au début
du 20ème siècle, six grandes fonctions :
fonction administrative, fonction technique, fonction commerciale, fonction financière, fonction de sécurité et fonction comptable.
fonction administrative, fonction technique, fonction commerciale, fonction financière, fonction de sécurité et fonction comptable.
La fonction administrative
assure la direction de l’entreprise : « administrer, c’est à la fois prévoir,
organiser, commander, coordonner et contrôler ».
La fonction administrative
est synonyme de gestion. Il s’agit de trouver la meilleure utilisation possible
des moyens mises à la disposition du titulaire de cette fonction administrative
pour atteindre les objectifs qu’il s’est fixé.
En effet, la fonction
administrative repose sur 5 éléments clé :
-
Prévoir
-
Organiser
-
Commander
-
Coordonner
-
Contrôler
C’est le préalable à toute
action. La prévision porte sur les buts et sur les moyens. Elle suppose l’étude
de la conjoncture et l’analyse des résultats et des ressources internes.
2- Organiser :
C’est fournir à
l’entreprise les moyens et les méthodes nécessaires à la réalisation de ses objectifs.
On mettra dans en oeuvre
les moyens humains, matériels et financiers, de manière optimale, c’est-à-dire
permettant d’obtenir le maximum de production avec le moindre coût.
Ainsi, l’entreprise doit
être organisée :
-
Sous l’angle social (politique des relations sociales) ;
-
Sous l’angle technique ;
-
Sous l’angle financier ;
…de façon rationnelle et
efficace.
L’organisation relève donc
des connaissances psychologiques, scientifiques et financières.
3- Commander :
C’est mettre en action les
moyens dont dispose l’entreprise. Il faut donc :
1. donner des directives ;
2. prendre des décisions ;
3. s’assurer de leur
exécution.
Cette fonction suppose :
- des connaissances
humains, psychologiques (l’art de commandement) ;
- des connaissances
techniques afférentes à la tâche à accomplir ;
-
des connaissances précises sur l’entreprise et son organisation.
4 - Coordonner :
C’est maintenir l’unité
d’action et harmoniser les fonctions de chaque secteur de responsable.
Il faut veiller à ce que
tout se passe conformément aux directives données.
5- Contrôler :
C’est vérifier les moyens
et les résultats :
- par apport aux ordres
donnés,
- par apport aux objectifs
fixés.
II- La
gestion du personnel :
A/ LE
RECRUTEMENT :
1-Définition
:
Le recrutement est une
décharge d’adéquation entre un poste et un candidat. « Le problème que pose
tout recrutement est d’assurer la meilleure adéquation entre des aptitudes individuelles
et les besoins d’un poste. »
2- La démarche de recrutement :
a-
Définition de poste :
C’est l’analyse objective
de la nature du travail à réaliser. Il s’agit à la fois de préciser :
-
La mission du poste : définir les objectifs que doit atteindre le
titulaire du poste.
-L’analyse
du poste : décrit les tâches et les
responsabilités que comporte le poste.
-La
place de la structure : position
hiérarchique et fonctionnelle.
b-
Définition du profil :
- Comme le candidat « idéal
» n’existe pas dans la réalité, on procède généralement à un classement des
éléments du profil selon la grille suivante, indispensable, essentielle, souhaitée.
- Les éléments du profil
examinés sont :
*
Caractéristiques physiques ; âge, présentation, santé, etc… ;
*
Expérience acquise ;
*
Compétences : niveau de savoir, connaissances techniques, etc… ;
*
Motivation.
c- La
prospection :
Elle se fait par annonce du
profil requis. Cette annonce peut être réaliser d’un grand nombre de façon
différente :
-
Candidatures internes ;
-
Presse ;
-
Foires d’emploi ;
-
Appel aux services d’emploi ;
-
Candidatures externes spontanées ;
- Affichage direct ;
d- La sélection :
e - La
décision :
C’est la phase ultime de la
sélection. La décision finale est prise par le responsable hiérarchique.
f – L’accueil :
Elle commence généralement
par une présentation de l’entreprise puis des différents services avant de
procéder à une présentation du travail proprement dis. L’accueil est une
procédure qui doit être prévu et organiser en vue :
- d’éviter les phénomènes
de rejet.
- de faciliter l’intégration
du nouvel arrivant.
g –
L’intégration :
Elle se décompose de deux
périodes :
- période d’essaie : Période
dont la durée est déterminée par le contrat de travail ou les conventions
collectives et pendant lequel les parties contractantes (employeur, employés
peuvent décider d’annuler le contrat de travail sans préavis, ni risque juridique
(dommage et intérêt).
- période d’intégration
: est une période de survie plus durable avec des périodes de formation et
d’entretien avec des responsables hiérarchique (pour varie les difficultés rencontrés,
les frustrations ressentis, les incompréhensions..)
B/
ENTRETIEN :
1-
Définition :
L’entretien met en
situation de communication orale (situation de face à face) deux personnes.
Celles-ci dialoguent,
échangent des informations sur un sujet précis.
Une relation de face à face
n’existe que si les deux acteurs ont une volonté de communiquer ;donc un
objectif commun ou un besoin d’entrer en relation en vue d’obtenir un résultat attendu.
2- Les
différents types d’entretien :
C’est
l’objectif de la communication qui détermine en fait le type d’entretien.
3- Comment
réussir un entretien ?
Un entretien est réussi
lorsqu’il a permis à ses instigateurs d’atteindre leurs objectifs.
Réussir un entretien c’est
en définitive :
-
Réussir sa présentation avant l’entretien ;
-
Réussir à s’adapter à son interlocuteur au cours de l’entretien.
a-
Préparer un entretien :
-
Se fixer des objectifs.
-
Enquêter, réunir des informations.
-
Aménager l’espace.
-
Prendre en compte le temps.
b-
S’adapter à son interlocuteur au cours de l’entretien :
Utiliser les mots (domaine
verbal) qu’il comprend et adopter un comportement (domaine non verbal) qui lui
convienne.
S’adapter à son partenaire
se fait en deux étapes :
-
L’observation du non verbal qui permet d’identifier l’état intérieur de l’autre
qui est à l’origine des attitudes profitables ou néfastes à la communication ;
-
La régulation, par un comportement non verbal adapté, des attitudes néfastes
ainsi révélées.
La
démarche pour s’adapter à son interlocuteur peut se représenter ainsi :
C- LA
FORMATION DU PERSONNEL :
L’évolution technologique
actuelle se traduit par l’apparition d’importants problèmes d’adaptation. Les
nouveaux besoins se caractérisent par une multiplication des qualifications et
des niveaux alors même que se produit une obsolescence rapide des connaissances
acquises au cours de la formation initiale.
Ainsi, pour exercer au
mieux leurs activités professionnelles, les salariés doivent disposer d’un
minimum de compétences.
Celles-ci s’acquièrent dans
un premier temps par la formation initiale, et dans un deuxièmes temps, au
cours de la vie professionnelle, grâce à la formation continue.
1-
Définition de la formation :
La formation est un
investissement dans des actions dont l’objectif est de s’instruire ou développer
des savoirs ou des travailleurs, mesures prises entre l’Etat et les employeurs.
On
peut schématiser sa place dans l’entreprise de la manière suivante :
Chacune des
deux formules répond à une perspective de changement :
- Dans le cas où le changement n’est que
partiel, et ne touche que quelques branches dans le processus de production,
son impact se traduit par la modification de quelques postes de travail et ne
nécessite que quelques qualifications supplémentaires pour un nombre réduit de
techniciens.
- Par contre, lorsque la changement est
global, la formation concerne l’ensemble du personnel aussi bien technique
qu’administratif et nécessite la mise en place par l’entreprise d’une véritable
politique de formation continue.
Il est
préférable de recourir à une politique de formation interne. Cependant l’entreprise
peut avoir recourt à certains intervenants dans la formation tels que :
L’OFPPT :
ce dernier s’est
investi d’une mission qui consiste à développer la formation professionnelle
aux besoins de l’économie du pays. Il assure deux types de formation :
- Une formation
initiale classique.
- Une formation
continue, spécifique à l’ entreprise.
L’objectif de
cet office est de mettre à la disposition des entreprises des jeunes bien formés.
- Les grandes offices et régies : ils
ont mis en place des centres de formation adaptés à leurs propres besoins.
- Les établissements privés de
formation professionnelle.
2- La
nécessite de la formation
La formation
répond à un double objectif, elle permet à l’entreprise de s’adapter à son environnement
et de faire progresser son personnel.
Les
transformations rapides de la société industrielle oblige les entreprises à
développer les activités de formation, ainsi l’adaptation permanente du
personnel est devenus une nécessité.
- Pour l’entreprise, la
formation permet :
- D’adapter son personnel à l’évolution
technologique.
- D’assurer la compétitivité en améliorant
le travail.
- D’augmenter la motivation du personnel.
- De préparer la mobilité professionnelle
et la promotion.
- Pour le salarié, la formation est un moyen :
- De s’épanouir et de faire évoluer ses
connaissances.
- D’améliorer la qualification.
- D’augmenter l’efficacité professionnelle
et les chances de promotion.
- De s’insérer, se recycler et se
reconvertir.
3- Les
types de formation :
a- la
formation initiale :
Elle comprend plusieurs
formes :
-
la formation scolaire : où les jeunes suivent les filières classiques du système
scolaire.
-
La formation en alternance sous le statut scolaire : des stages de fin d’études
sont rendus obligatoires dans certaines formations. Il s’agit d’un partenariat
école pour préparer les jeunes à l’entrée dans la vie active.
-
La formation en alternance sous le contrat de travail : il s’agit d’un contrat
pat lequel un employeur s’engage ; en plus du versement d’un salaire, à assurer
une formation professionnelle à une jeune qui suit par ailleurs, une formation
théorique.
b- la
formation professionnelle continue :
elle représente les actions
de formation poursuivies par les personnes actives pour améliorer leur
qualifications, envisager une reconversion ou s’adapter aux nouvelles
conditions de travail.
4- Le plan
de formation :
C’est un document qui
détermine les actions de formation professionnelle en faveur du personnel au
sein de l’entreprise.
Le plan de formation est
soumis sous le contrôle de l’employeur au comité de l’entreprise ou à défaut au
délégué du personnel.
Le plan de formation doit
indiquer :
• Les besoins de l’entreprise.
• Le patrimoine du personnel.
• Les souhaits.
Le plan de formation est
pluriannuel, alors que le programme de formation est annuel.
La mise en marche et le
déroulement du plan de formation doivent être suivis de près par l’entreprise,
il ne suffit pas de planifier et d’organiser un plan de formation pour que le succès
en soit assuré. Si l’entreprise ne donne pas elle-même la formation, elle doit
prévoir des moyens de contrôle afin que le plan se déroule selon les
contraintes et les objectifs fixés.
5- La
durée de formation :
Elle dépend de l’importance
du message à transmettre mais aussi de la disponibilité des formés. On
n’oubliera pas que le temps consacré à la formation résulte d’un arbitrage avec
les deux autres contraintes du formé qui sont le temps de vie familiale et de
loisirs, et le temps consacré à la production courante dans l’entreprise, bien
qu’il n’y ait pas de limites inférieures. Des actions trop réduites dans le
temps et non répétées se semblent pas aptes à enclencher le processus
d’apprentissage et auront des effets peu sensibles.
III-
Styles de management :
1- style
directif :
Le style directif,
fortement centré sur l’organisation du travail est destiné à des collaborateurs
de faible niveau d’autonomie ( peu de compétences et peu de motivation)
2- style
persuasif :
Le style persuasif tente de
tenir compte à la fois des besoins d’organisation et des relations humaines. Il
s’applique à des collaborateurs motivés mais peu compétents et donc très dépendants.
3- style
participatif :
Le style participatif est
plus centré sur les relations humaines que sur l’organisation. Il consiste à
essayer de partager objectifs et décisions en consensus avec des collaborateurs
compétents mais dont les systèmes de valeurs divergent parfois de ceux de leurs
supérieurs.
4- style «
par délégation » :
Le style de management «
par délégation » s’appuie sur la direction par objectifs pour déléguer à des
collaborateurs de haut niveau un maximum de pouvoir de décision et d’autonomie
et en ne les jugent que sur…
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